1.檔案管理員編制檔案電子目錄表，建立相應的檔案數據庫，并進行計算整理，方便查閱。

2.檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項檔案工作，搞好檔案提供利用。

第十條  檔案保管期限的劃分

檔案保管期限為永久。

第十一條  檔案室管理規(guī)定

1.檔案室實行專人管理，非管理人員未經許可不得入內。

2.檔案室內的檔案箱號要統一編號。做到存放有序，查找有據。

3.要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現破損時，要及時修補。

4.要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內清潔，每周至少全面清掃一次。

5.檔案室內嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其他物品。

6.下班前或節(jié)假日，要認真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。

7.認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。

8.案卷歸還后，及時放回原處。

9.每年末定期對室內檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第十二條  本制度由辦公室負責解釋。